7 hS’approprier l’IA au quotidien
Les fondamentaux de Claude
Prendre en main l’IA pour rédiger, analyser et structurer son travail
Collaborateurs et fonctions support · Managers et RH · Dirigeants et entrepreneurs
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Formation IA · S’approprier l’IA au quotidien
Gagner du temps dans ses tâches administratives avec l’IA
Rédiger, organiser et traiter l’information plus vite, sans perdre en fiabilité
- 4 heures
- Présentiel ou classe virtuelle
- 4 à 12 participants
- Sur devis · OPCO
Présentation
Cette formation permet aux assistants, secrétaires et personnels administratifs d’utiliser l’IA générative pour alléger les tâches répétitives du quotidien : courriers et e-mails, comptes rendus, traductions, extraction d’informations, tableaux et présentations. Les participants partent de leurs propres tâches, mesurent le temps qu’elles demandent et repartent avec des méthodes directement réutilisables.
La demi-journée alterne démonstrations courtes et ateliers pratiques. Chaque exercice suit la même méthode : formuler une demande précise, obtenir un premier résultat, l’améliorer, puis le vérifier avant usage. Les outils sont présentés selon les environnements de travail : assistants conversationnels (ChatGPT, Claude, Gemini, Mistral Le Chat) et assistants intégrés aux suites bureautiques (Microsoft 365 Copilot, Gemini pour Google Workspace), selon les licences disponibles.
La formation intègre les règles indispensables à un usage professionnel : protection des données personnelles et confidentielles, vérification des contenus produits et validation humaine avant tout envoi. Les fonctionnalités évoluent rapidement et dépendent des offres souscrites ; elles sont vérifiées avant chaque session.
Public et prérequis
- Public visé
- Assistants et secrétaires, personnels administratifs, gestionnaires, office managers, indépendants et toute personne réalisant des tâches administratives
- Prérequis
- Utiliser couramment une messagerie, un traitement de texte et un tableur. Aucune connaissance préalable de l’IA requise
Objectifs pédagogiques
À l’issue de la formation, les participants seront capables de :
- Identifier les tâches administratives pour lesquelles l’IA permet un gain de temps réel.
- Rédiger des demandes précises et réutilisables pour obtenir un résultat exploitable.
- Produire et améliorer des écrits professionnels, y compris dans une autre langue.
- Organiser le traitement des e-mails et préparer réunions et comptes rendus avec l’IA.
- Extraire, structurer et synthétiser des informations issues de documents ou de tableaux.
- Appliquer les règles de confidentialité, de vérification et de validation humaine.
Programme détaillé
8 séquences · Total : 4 heures de formation, hors pause.
01Accueil et diagnostic de ses tâches
Objectifs opérationnels
Repérer ses tâches les plus chronophages et fixer un objectif de gain de temps
Contenus et activités
Présentation des objectifs, auto-positionnement, inventaire des tâches récurrentes et du temps passé, sélection de deux tâches à améliorer pendant la session
Méthodes et moyens
Tour de table, questionnaire, fiche « chronodiagnostic »
Évaluation
Positionnement initial et objectif individuel chiffré
02Comprendre l’IA et choisir ses outils
Objectifs opérationnels
Expliquer ce que l’IA générative sait faire, ses limites et les outils adaptés à son environnement
Contenus et activités
Principes de fonctionnement, erreurs et inventions possibles ; assistants conversationnels et assistants intégrés à la messagerie, au traitement de texte et au tableur ; critères de choix : licence, données, usage
Méthodes et moyens
Apport court, démonstration comparée sur une même tâche
Évaluation
Choix argumenté d’un outil pour une tâche donnée
03Formuler des demandes efficaces
Objectifs opérationnels
Rédiger une demande structurée et améliorer le résultat par échanges successifs
Contenus et activités
Contexte, objectif, destinataire, ton, contraintes et format attendu ; exemples à fournir ; demandes de reformulation et de correction ; création de modèles de demandes réutilisables
Méthodes et moyens
Comparaison de demandes, exercices guidés sur ses propres tâches
Évaluation
Trois demandes réutilisables évaluées selon une grille de critères
04Rédiger, reformuler et traduire
Objectifs opérationnels
Produire des écrits professionnels clairs et adaptés au destinataire
Contenus et activités
Courriers, e-mails délicats, notes et procédures ; reformulation, correction, simplification et changement de ton ; traduction et adaptation dans une autre langue ; relecture critique des noms, dates et montants
Méthodes et moyens
Atelier pratique, comparaison avant/après, relecture entre pairs
Évaluation
Écrit professionnel évalué selon sa clarté, son exactitude et le respect des consignes
05Organiser e-mails, réunions et comptes rendus
Objectifs opérationnels
Réduire le temps consacré à la messagerie et à la préparation des réunions
Contenus et activités
Tri et priorisation des messages, réponses types, résumés de fils d’échanges ; ordre du jour, préparation d’appels, compte rendu et liste d’actions à partir de notes ou d’une transcription, en informant les participants ; planification des tâches
Méthodes et moyens
Démonstration, atelier sur des cas fictifs ou anonymisés
Évaluation
Compte rendu structuré et jeu de réponses types produits
06Traiter documents et données
Objectifs opérationnels
Extraire, structurer et présenter des informations de façon fiable
Contenus et activités
Extraction d’informations depuis des documents (factures, contrats, formulaires) ; mise en tableau, aide aux formules du tableur, nettoyage de listes ; synthèse d’un dossier ; trame de présentation ; recherche d’informations et vérification des sources
Méthodes et moyens
Atelier pratique sur un dossier fictif, contrôle par retour aux documents
Évaluation
Tableau ou synthèse vérifiés, avec repérage d’au moins une erreur ou omission
07Sécuriser ses usages
Objectifs opérationnels
Distinguer les données utilisables et les contrôles indispensables
Contenus et activités
Données personnelles et confidentielles, RGPD ; règles internes et outils autorisés ; paramètres de confidentialité ; obligation de vérification et de validation humaine avant envoi ; signalement des usages de l’IA lorsque c’est requis
Méthodes et moyens
Scénarios à risque, checklist
Évaluation
Identification des risques et des bons réflexes sur des cas courts
08Plan d’action et kit de démarrage
Objectifs opérationnels
Transférer les acquis dans son poste de travail
Contenus et activités
Rassemblement des demandes et modèles produits, estimation du temps gagné sur les deux tâches travaillées, choix de trois usages à mettre en place dès la semaine suivante, bilan
Méthodes et moyens
Travail individuel, restitution courte, fiche d’engagement
Évaluation
Grille d’évaluation finale, auto-positionnement et plan d’action à 30 jours
Notre approche
Le déroulé peut être adapté selon l’environnement de travail des participants (Microsoft 365, Google Workspace ou outils autonomes). Lorsque l’organisation utilise des systèmes d’IA, le règlement européen sur l’IA lui demande de prendre des mesures pour favoriser la maîtrise de l’IA de son personnel ; cette formation peut y contribuer.
Ce que chaque participant emporte
- 01Une fiche de diagnostic de ses tâches administratives et du temps passé.
- 02Une bibliothèque de demandes réutilisables pour ses tâches récurrentes.
- 03Des modèles d’écrits professionnels et de réponses types.
- 04Une trame de compte rendu de réunion.
- 05Un exemple de tableau ou de synthèse produit et vérifié.
- 06Une checklist de confidentialité et de vérification.
- 07Un plan d’action à 30 jours avec une estimation du temps gagné.
Évaluation des acquis
L’exercice final consiste à traiter une tâche administrative courte, proche du quotidien du participant, avec l’outil de son choix. La grille vérifie cinq critères :
- La précision de la demande formulée.
- La qualité et l’exactitude du résultat obtenu.
- La vérification des noms, dates, chiffres et informations sensibles.
- Le respect des règles de confidentialité.
- L’estimation réaliste du temps gagné par rapport à la pratique habituelle.
Un questionnaire de positionnement est proposé en amont, et une auto-évaluation accompagnée d’un plan d’action clôt la formation.
Modalités pratiques
- Format
- Présentiel ou classe virtuelle synchrone
- Équipement
- Ordinateur portable, connexion Internet et compte actif sur un assistant d’IA générative autorisé par l’organisation (version gratuite acceptée)
- Préparation
- Questionnaire de positionnement et liste de trois tâches administratives récurrentes, avec une estimation du temps qu’elles demandent chaque semaine
- Périmètre
- Usages de l’IA générative pour les tâches administratives courantes ; hors automatisation avancée, macros, développement et paramétrage de logiciels métier
- Délai d’accès
- La formation peut démarrer sous 2 à 4 semaines après validation de votre demande, selon les disponibilités et les délais de prise en charge par votre OPCO.
- Accessibilité
- Nos formations sont accessibles aux personnes en situation de handicap. Contactez-nous avant l’inscription : nous étudions ensemble les adaptations nécessaires (supports, rythme, modalités). Référent handicap : Hervé Padilla.
Questions fréquentes
Elle s’adresse aux publics suivants : assistants et secrétaires, personnels administratifs, gestionnaires, office managers, indépendants et toute personne réalisant des tâches administratives.
Utiliser couramment une messagerie, un traitement de texte et un tableur. Aucune connaissance préalable de l’IA requise.
La formation dure 4 heures. Elle se déroule en présentiel ou en classe virtuelle, pour un groupe de 4 à 12 participants.
Oui, une prise en charge par votre OPCO est possible. Le tarif est établi sur devis selon le nombre de participants, le lieu et le format. Nous vous remettons le programme, les objectifs pédagogiques, les modalités d’évaluation et le devis nécessaires à votre dossier.
La formation peut démarrer sous 2 à 4 semaines après validation de votre demande, selon les disponibilités et les délais de prise en charge par votre OPCO.
L’exercice final consiste à traiter une tâche administrative courte, proche du quotidien du participant, avec l’outil de son choix. Une grille de cinq critères vérifie notamment la précision de la demande formulée et la qualité et l’exactitude du résultat obtenu.
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